Un lugar para ir y buscar activos de todo tipo. No más búsquedas en servidores de archivos y escritorios. Todos los activos están disponibles de forma centralizada para todos desde cualquier lugar y en cualquier momento

Los archivos digitales y los activos de embalaje se etiquetan con metadatos que pueden utilizarse para buscar y recuperar archivos. Los activos pueden ser buscados fácilmente con una combinación de metadatos. Utilice múltiples filtros que señalan los archivos necesarios.

Cada activo tiene una versión vinculada a él y cuando se actualiza, el número de versión se incrementa. En algunos casos, la versión más antigua puede ser reemplazada. Los activos caducados pueden quedar obsoletos  para que no se reutilicen ni se compartan.

Las fechas de finalización necesitan ser compartidas con los diseñadores; logotipos de marca y símbolos deben ser compartidos con agencias creativas; artes finales y especificaciones aprobadas deben ser compartidos con los proveedores; y a través de la cadena de suministro de envases, Es necesario compartir las fotos de los paquetes y las imágenes de los productos con los equipos de marketing y ventas dentro y fuera de la organización.

Tener control sobre quién ve qué y cuándo, sólo es posible cuando los activos se gestionan en una biblioteca de activos digitales.

La biblioteca de activos puede gestionar archivos de cualquier formato que se pueden asegurar, controlar la versión y compartir. Estos pueden incluir imágenes, PDF, archivos MS Office, dibujos CAD, formatos de archivos de vídeo y audio, etc.

Todos los activos están asegurados con un poderoso conjunto de control de acceso basado en roles. Por lo tanto, es fácil proporcionar acceso a los usuarios requeridos mientras se asegura que otros activos no sean visibles. También se establecen permisos para cada acción que puede realizar un usuario sobre un activo, por ejemplo, que puede actualizar, compartir, descargar, etc.

La biblioteca de activos mantiene un registro de auditoría de quién creó, actualizó, vio, descargó y compartió cada activo. Todas las acciones se registran con marcas de tiempo para fines de auditoría.

Los usuarios pueden convertir un activo en otro formato (por ejemplo. Photoshop a PNG) y redimensionarlos, si es necesario, antes de su descarga.

Los activos digitales pueden ser cargados en masa junto con sus metadatos para que los usuarios puedan reutilizarlos inmediatamente. Esta facilidad permite a los usuarios que lo hacen por primera vez importar y centralizar rápidamente todos sus activos de otros repositorios.

Los activos pueden ser enviados a través de un flujo de trabajo de aprobación para cambios o actualizaciones. Los flujos de trabajo predefinidos envían el activo al diseñador y a los aprobadores antes de que la versión final aprobada se actualice en la biblioteca de activos como una nueva versión. Todos los flujos de trabajo incluyen un seguimiento del estado en tiempo real, alertas por correo electrónico y recordatorios.