Los flujos de trabajo son la columna vertebral de todos los procesos de revisión y aprobación de artes finales. Si bien hay flujos de trabajo estándar disponibles en ManageArtworks, también pueden configurarse para que coincidan con su propio proceso personalizado. Se pueden admitir múltiples flujos de trabajo en el mismo sistema. ...

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Al iniciar un proyecto de artes finales, la información relacionada con el proyecto puede ser introducida en un formulario. Los campos del formulario pueden configurarse para incluir los campos que se necesiten. Los datos del formulario se pueden obtener de los datos maestros (por ejemplo, marca, sub-marca, etc.) dentro de ManageArtworks o de otros sistemas como ERP, PLM y PIM. Los datos maestros se presentan típicamente como listas de selección para que el usuario los seleccione. ...

Los proyectos pueden incluir un solo componente o un SKU con múltiples componentes o múltiples SKU con múltiples componentes. Por ejemplo, 12 oz. etiqueta de zumo de manzana (un solo componente), 12 oz. etiqueta frontal y etiqueta trasera de zumo de manzana (múltiples componentes) y 12 oz. y 24 oz. zumo de manzana con cada una de las etiquetas delantera y trasera (múltiples SKU y múltiples componentes)

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Todos los flujos de trabajo de las artes finales pueden ser rastreados en tiempo real. Basándose en la duración de cada actividad, el sistema puede predecir las fechas previstas y estimadas. Un sistema de "semáforo" codificado con colores se utiliza para denotar los proyectos que se están ejecutando a tiempo y los que están retrasados ...

Las vistas del panel de control y del flujo de trabajo siempre muestran el estado actual del flujo de trabajo y con quién está pendiente.

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Los flujos de trabajo pueden incluir tanto a usuarios internos como externos. Un flujo de trabajo típico de aprobación de artes finales incluiría a los usuarios de la agencia para subir el archivo de artes finales y a los proveedores de impresión para descargar las artes finales aprobadas y subir las pruebas de impresión. ... Otros usuarios externos podrían ser proveedores, clientes, CMO y CPO. Los permisos de acceso se establecen de manera que los usuarios externos tengan un acceso limitado y puedan ver o participar sólo en los flujos de trabajo que se les hayan asignado. Esto también asegura que un proveedor no vea los datos o actividades de otro proveedor.

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Cada flujo de trabajo requiere roles de usuario asignados a cada tarea del flujo de trabajo. La creación de diferentes conjuntos de estas asignaciones de roles a tareas se llaman plantillas. Por ejemplo, se pueden crear dos plantillas para un flujo de trabajo de aprobación de artes finales, una para los productos nacionales y otra para los productos de exportación....

La diferencia en las plantillas será que los productos de exportación tendrán un conjunto diferente de personas (en los departamentos de comercialización, reglamentación y calidad) que los productos nacionales, asignados a las tareas. Las plantillas son cómodas y rápidas de usar ya que todo está preestablecido y todo lo que hay que hacer es poner la información del proyecto e iniciar un flujo de trabajo.

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Cualquier tipo de archivo puede ser arrastrado y soltado en el proyecto de arte final. No hay restricciones en el formato, tamaño o número de archivos que pueden ser adjuntados. Los archivos típicos que se adjuntan son copias de envases y especificaciones, especificaciones de impresión, resúmenes de comercialización, Dielines, artes finales, pruebas de impresión y otros documentos relacionados. ...Los archivos se pueden cargar desde el escritorio o enlazar desde la Biblioteca de activos. Cada archivo es controlado automáticamente por su versión y todas las versiones se mantienen en el sistema.

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Cuando un usuario se conecta a ManageArtworks, el panel muestra las tareas que están actualmente en la Bandeja de Entrada del usuario. Estas son las tareas pendientes de ser completadas por el usuario. Además de la Bandeja de entrada, hay muchas otras vistas para ver el proyecto del arte final ...

Hay vistas para Mis Proyectos, Proyectos en curso, Proyectos completados, Proyectos terminados, etc. Cada una de estas vistas da más información sobre el proyecto y el usuario puede desglosar para ver los archivos y el registro de actividades del proyecto en cualquier momento. Los usuarios pueden desglosar un proyecto en una lista de SKUs o componentes del proyecto.

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Durante el proceso de revisión de la artes finales, los usuarios pueden ver el archivo de la artes finales en el navegador y utilizar una variedad de herramientas de colaboración y de prueba para comunicar y validar la artes final. ... Entre las herramientas se incluyen listas de comprobación, herramientas de anotación, herramientas de medición, separación de colores y capas, análisis de fuentes, validación de códigos de barras y braille, comparación de imágenes, comparación de textos y corrección ortográfica Durante el proceso de revisión de la artes finales, los usuarios pueden ver el archivo de la artes finales en el navegador y utilizar una variedad de herramientas de colaboración y de prueba para comunicar y validar la artes finales

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Los usuarios del departamento, los usuarios de agencias externas y los proveedores de servicios de impresión son todos los interesados en el sistema de aprobación de artes finales. Los usuarios pueden remitir sus tareas a otra persona de su departamento para que se encargue de ellas. Si están fuera de la oficina (OOO) pueden configurar el sistema para que reenvíe automáticamente todas las solicitudes a su persona designada. ...

Los usuarios autorizados (por ejemplo, el director de proyecto) pueden cambiar de interesados para una tarea determinada mientras se está desarrollando el flujo de trabajo. A cada actividad se le asigna una determinada cantidad de tiempo y el usuario que realiza la tarea recibirá alertas al comienzo de la actividad y un recordatorio cuando la tarea se retrase.

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Todas las actividades realizadas durante el flujo de trabajo de revisión y aprobación de artes finales son capturadas y presentadas como un registro de actividades en un orden cronológico. ... Muestra quién hizo qué y cuándo. También muestra quién subió qué versión del archivo y las fechas de inicio y finalización de cada actividad. Cada decisión de aprobación "Aprobada" o "Rechazada" es capturada en el registro. Este registro de actividades actúa como una auditoría del proyecto de arte.

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Todos los usuarios vinculados a un flujo de trabajo reciben notificaciones por correo electrónico en varias etapas del flujo de trabajo. Cuando se asigna una tarea o se atrasa al usuario, se envía una alerta por correo electrónico. Las alertas por correo electrónico pueden ser configuradas en cualquier etapa del flujo de trabajo....

También se puede enviar a los usuarios que no forman parte del flujo de trabajo pero que necesitan ser notificados. Por ejemplo, notificar al equipo de la cadena de suministro cuando se aprueba unos artes finales. El cuerpo del correo electrónico contiene toda la información del proyecto con un enlace directo al proyecto.

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Todos los usuarios del flujo de trabajo tienen una bandeja de entrada personalizada donde se muestran las tareas pendientes con ellos. De forma predeterminada, los usuarios no pueden ver los elementos de la bandeja de entrada de otros usuarios. La vista "Mis proyectos" muestra automáticamente los proyectos en los que participa el usuario.... Se puede establecer un permiso para quién puede iniciar un proyecto de artes finales y quién tiene acceso a la biblioteca de activos e informes.

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