Copy Manager, outil indispensable pour l’industrie PGC

Les éléments du brief Fiche de Texte Electronique (FTE) comprennent toutes les informations relatives à l’identité du produit telles que :

– spécifications marketing
– allégations
– contenu net
– avertissements et mises en garde
– instructions d’utilisation
– informations obligatoires pour les consommateurs (ingrédients et valeurs nutritionnelles, fabrication, distribution, marques commerciales et droits d’auteur)
– symboles, icônes et tout autre élément obligatoire devant figurer sur le packaging.

De nombreux modèles partagent tout ou partie de ces éléments de brief. Certains sont obligatoirement requis par les organismes de réglementation. D’autres contenus, comme textes ou images, peuvent être régulièrement ré-utilisés sur des modèles d’artwork packaging déclinés ou partagés.

En cas d’absence de l’un de ces éléments sur le packaging d’un produit commercialisé, les conséquences peuvent être importantes : perte de valeur et du capital confiance pour la marque, rappels de produits immédiats et baisse des ventes à moyen terme.

Caractéristiques

1. Une plate-forme centrale pour collecter toutes ces données clés

ManageArtworks relève le défi en gérant tout le contenu des éléments imprimés dans un endroit centralisé (valeurs nutritionnelles, adresse, allégations marketing, avertissements et symboles, entre autres).

2. Un workflow pour l’approbation de la fiche de texte packaging (FTE)

Travaillez sur le texte jusqu’à son approbation finale à l’aide d’un processus de flux de travail flexibles. Lors de ce flux de travail, vous pouvez vérifier les statuts de chaque étape instantanément. Les chefs de projet peuvent prendre le contrôle du flux et réaménager les tâches en fonction des avancements, transférer le travail d’une personne à une autre et changer de personne assignée en fonction de sa disponibilité.
Vous recevez un courriel lorsqu’une tâche vous est affectée et d’un simple clic, vous pouvez accéder à la fiche de texte packaging (FTE) pour en faire la révision.
Dans tous les cas, vous recevez un courriel de rappel avant l’échéance de la tâche et en cas de retard.

3. Gestion des versions de la fiche de texte packaging (FTE)

Gestion des versions des composants

Les contenus « textes » ou « images » font souvent l’objet de plusieurs versions en raison de l’évolution de la réglementation. Chaque fois qu’une petite modification est apportée à une fiche de texte packaging, une nouvelle version est créée. Cela conduit souvent les collaborateurs à approuver des versions qui ne sont pas les plus récentes. Il arrive souvent que des produits, dont la fiche de texte packaging est obsolète, soient lancés sur le marché. Le module Copy Manager vous aide à organiser et à approuver instantanément la version la plus récente et la plus précise de cette dernière.

4. Utilisation d’une fiche de texte packaging et déclinaison sur d’autres produits ou références uniques de produits

Le module Copy Manager établit des relations entre une fiche de texte packaging et plusieurs artworks. Vous pouvez ainsi gagner du temps en réutilisant celle d’un artwork défini et la décliner sur d’autres artworks ou références uniques de produits de votre choix.

5.Visibilité des éléments de la fiche de texte packaging auprès de tous les utilisateurs

Le module Copy Manager permet à plusieurs départements de collaborer et de modifier le contenu partagé. Chaque équipe peut facilement mettre à jour les nouveaux changements et toutes les autres équipes peuvent visualiser ces mises à jour instantanément ; ainsi l’Equipe dédiée travaillant sur l’artwork peut mettre des informations sur le packaging et avoir la certitude qu’il s’agit de la dernière version de la fiche de texte packaging disponible.
Votre référentiel de données, intégré à notre solution, facilite naturellement le partage des informations tout au long de la chaîne d’approvisionnement, y compris vers les portails de commerce électronique.

6. Les auteurs ajoutent et modifient leurs propres éléments (textes ou images), mais ne peuvent commenter que les éléments des autres services

Plusieurs services travaillent sur une seule version de fiche de texte packaging.
L’avantage du module Copy Manager est qu’il permet d’attribuer ou de limiter des tâches et missions spécifiques pour chaque service.
Par exemple, le Marketing peut s’occuper que des éléments de la marque, l’Assurance Qualité s’occupe des ingrédients et les Services Réglementaires et Juridiques ne s’occupent que des allégations et des mises en garde.

En mode collaboratif, chaque service travaille donc indépendamment mais conjointement sur la même fiche de texte packaging.

7. Recherche sur la fiche de texte packaging :

l’exemple d’un numéro de téléphone

Si vous souhaitez vérifier quels sont les artworks qui portent encore l’ancien numéro de téléphone de l’entreprise, vous pouvez utiliser la fonction “cas d’utilisation” et accéder instantanément à une liste des SKU pertinents qui seraient soumis à la mise à jour.
Copy Manager est une base de données qui permet de retrouver la même information sur plusieurs SKU est de dupliquer les modifications sur l’ensemble de vos produits.

8. Gestion de toutes les traductions des éléments de la fiche de texte packaging au même endroit

Vérifiez la cohérence de la traduction entre les produits.
Lorsque les autorités réglementaires d’autres pays exigent que les médicaments soient traduits dans leurs langues officielles, vous devez vous assurer que tous les composants en anglais existent également dans ces langues. Vous pouvez effectuer de manière indépendante des traductions de la fiche de texte dans toutes les langues requises dans lesquelles le produit est vendu.

9. Comparaison des fiches de texte packaging afin de distinguer ce qui est identique ou différent d’une « unité de gestion des stocks » (SKU) à l’autre

Identifiez comment les textes varient d’un produit à l’autre. Il est possible que les fiches de texte varient en fonction des différentes tailles d’emballage, auquel cas vous pouvez apporter les corrections nécessaires et assurer l’uniformité.

10. Exportation des informations sur les éléments de la fiche de texte au format XML, QRD et autres

Les informations peuvent être exportées au format XML tel que défini dans le document BMS conçu par le GS1. L’objectif est de fournir un contenu de la plus haute qualité aux acteurs du commerce électronique sur les marchés locaux et mondiaux.

Principaux avantages

1. Soyez désormais confiant – Vous avez la garantie des informations justes pour chaque artwork packaging
2. Trouvez quels sont les artworks packaging impactés par un changement – Une analyse rapide peut être effectuée pour identifier combien d’artworks dispose d’un texte en particulier
3. Soyez cohérent entre vos marques – Assurez-vous que le même texte (en anglais ou dans une autre langue) se lit de la même façon sur les artworks
4. Assurez-vous de la cohérence de gamme lors de lancements de produits – Réutilisez le contenu et générez facilement et rapidement des briefs pour les artworks de produits connexes
5. Minimiser les systèmes dépendant des personnes – Diminuez le nombre d’interactions humaines et éliminez les mises à jour fastidieuses et chronophages.

Les concepteurs de packaging reçoivent manuellement le contenu actualisé à intégrer dans les nouvelles unités de gestion de stock (SKU). Cela entraîne des erreurs de frappe, des mauvaises manipulations de « copier-coller » de données ou incohérences dans l’ajout d’éléments de texte pertinents différents selon les produits, etc.
Le nombre croissant de produits à lancer a entraîné une explosion du volume des artworks à développer. Par conséquent, la plupart des contenus sont copiés et les erreurs sont le résultat de ces dérapages de « copier-coller » qui entraînent des rappels ou des retards dans les lancements.

ManageArtworks vous accompagne dans vos développements de projets packaging & vous aide à devenir proactif et efficace bien avant vos lancements de produits.